Pengelolaan administrasi sekolah merupakan pilar penting dalam dunia pendidikan. Ini melibatkan pengendalian, pengurusan, dan pengaturan berbagai aspek untuk mencapai tujuan sekolah. Dalam proses ini, ketepatan, keakuratan, dan kecepatan penyajian data dan informasi memiliki peran sentral dalam menciptakan efisiensi dan efektivitas. Arsip peserta didik, yang mencakup beragam data seperti informasi siswa, orang tua, alamat, pekerjaan orang tua, prestasi, serta sejarah perkembangan, menjadi sumber informasi kunci yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah dan membuat keputusan yang tepat. Dengan demikian, pengelolaan arsip yang efisien adalah suatu keharusan.
Dalam era teknologi modern, arsip tidak hanya terbatas pada bentuk fisik. Dengan perkembangan teknologi, arsip sekarang juga dapat disimpan dalam format audio, video, dan digital. Pengelolaan arsip elektronik menawarkan sejumlah manfaat, termasuk akses yang cepat, penyajian informasi yang komprehensif, dan audit trail yang jelas untuk pertanggungjawaban. Hal ini membantu sekolah memastikan data autentik yang valid sebagai alat bukti yang sah. Keberadaan arsip yang benar berdampak positif pada pelaksanaan kegiatan pembelajaran.
Dalam upaya meningkatkan pengelolaan arsip elektronik di sekolah, tim dosen dari Politeknik Negeri Malang (POLINEMA), yang dipimpin oleh Ibu Tatiana Kristianingsih, S.Sos., MAB, melakukan Pengabdian pada Masyarakat (PPM). Mereka memberikan bimbingan dan pelatihan kepada guru-guru di TK ABA 38 Malang. Fokus kegiatan ini adalah penyimpanan arsip peserta didik dan administrasi sekolah dalam bentuk elektronik.
Kegiatan dimulai dengan memberikan edukasi dan penyuluhan mengenai pengertian klasifikasi arsip, jenis-jenis arsip, dan teknik pengelolaan dokumen elektronik. Guru-guru di TK ABA 38 Malang diberikan kesempatan untuk mempraktikkan klasifikasi dokumen berdasarkan subjek, seperti arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan.
Selanjutnya, tim PPM memberikan pendampingan kepada guru-guru dalam membuat folder dan subfolder yang sesuai dengan hasil klasifikasi dokumen. Kegiatan ini mencakup pembuatan folder akreditasi sesuai standar yang akan digunakan untuk persiapan akreditasi sekolah.
Tahap akhir melibatkan evaluasi, dimana perwakilan guru mempresentasikan hasil pengarsipan data sekolah. Kepala sekolah TK ABA 38 Malang, Ibu Baria Ulfah S, Pd, mengungkapkan kepuasannya atas kerjasama dengan tim PPM Polinema. Kedatangan tim ini sangat membantu dalam persiapan akreditasi sekolah, serta memberikan pemahaman yang tepat dan aman dalam pengelolaan arsip elektronik. Beliau juga menekankan bahwa pengelolaan elektronik memungkinkan data peserta didik sekolah dapat diakses dengan mudah, kapanpun dan dimanapun.
Dengan kolaborasi yang sukses ini, pengelolaan arsip elektronik di TK ABA 38 Malang meningkat, memberikan dampak positif pada efisiensi administrasi sekolah dan memastikan ketersediaan data yang valid untuk kepentingan pembelajaran.